img

Przygotowanie sali konferencyjnej

Sala konferencyjna przygotowywana na firmowe wydarzenie może przypominać dom przygotowywany na przyjęcie gości. W naszym domu goście muszą się być dobrze i każda sprawa musi być zapięta na ostatni guzik. W czasie przyjęcia w domu na szali stoi reputacja rodziny oraz jej pozycja towarzyska. W czasie konferencji stawka jest znacznie większa, ponieważ od sukcesu wydarzenia biznesowego zależy sukces przedsiębiorstwa i nie można tego bagatelizować.

Pierwsze wrażenie

Duża część sukcesu decyduje się już w pierwszych chwilach po pojawieniu się gości na sali. Chodzi oczywiście o pierwsze wrażenie, jakie zostanie wytworzone przez przygotowanie sali. Pierwsze wrażenie jest szalenie ważne we wszystkich interakcjach społecznych, ponieważ to na jego podstawie wszyscy wyrabiają sobie wstępną opinię o innych. Jeśli pierwsze wrażenie jest dobre, goście będą bardziej wyrozumiali w przyszłości i ich ogólne nastawienie będzie pozytywne. Jeśli pierwsze wrażenie nie będzie najlepsze, od początku organizator konferencji będzie miał pod górkę i będzie musiał odrabiać początkowe straty.

Porządek jest ważny

Ogromnie istotną kwestią jest wrażenie porządku, jakie goście będą mieli po wejściu do sali konferencyjnej. Wszystkie obecne tam rzeczy muszą być ułożone w logiczny sposób, muszą mieć swoje miejsce i nie można dopuścić do tego, by panował nieporządek. Co ważne, nie musi to być wcale porządek funkcjonalny. Chodzi tutaj przede wszystkim o odpowiednie wrażenie, jakie będą mieli goście. Czystość, brak kurzu, nieobecność plam – to wszystko sprawi, że przestrzeń będzie prezentowała się dobrze.

Aranżacja sali konferencyjnej

Zapach

Kwestia, o której zapomina wielu organizatorów konferencji, to zapach unoszący się na sali, gdzie odbywa się spotkanie. Zazwyczaj jest neutralny i do zapewnienia tej kwestii nie potrzeba żadnych specjalnych wysiłków. Czasami jednak niestety nie jest tak dobrze, przez co konieczne jest podjęcie działań w celu poprawy zapachu. Dzieje się tak zazwyczaj w salach wykończonych starymi materiałami, wykładziną podłogową lub w takim pomieszczeniu, gdzie po prostu powstaje zaduch. Sala musi być wywietrzona i jeśli nie jest to wystarczające, konieczne jest także zastosowanie środków powodujących powstanie odpowiedniego zapachu. Czasami część takich kwestii jest poza kontrolą organizatora, ponieważ otworzenie okien w centrum miasta może oznaczać uduszenie gości spalinami. Wtedy trzeba po prostu lepiej wybierać salę.

Rzeczy pod ręką

W czasie konferencji stosunkowo łatwo jest przewidzieć, jakie rzeczy będą potrzebne. Zazwyczaj jest to sprzęt elektroniczny, notesy, markery i rzeczy typowe dla danego spotkania. Wszystkie te rzeczy muszą być łatwo i szybko dostępne, by nie trzeba ich było szukać w czasie wydarzenia. Co więcej, dla każdej z kluczowych rzeczy musi być zapas. Nie może się to skończyć tak, że awaria jednego komputera uniemożliwi przeprowadzenie konferencji. Awarie się zdarzają. Trzeba być na to przygotowanym.

Rafał Kamiński

Redakcja motelflora.pl

Zobacz również